El almacén es un sitio en especial estructurado y planeado para proteger, resguardar y supervisar los recursos de activo fijo o bien variable de la compañía, ya antes de ser requeridos para la administración, la producción o bien la venta de artículos o bien mercancías.
Es esencial insistir en que lo guardado en las estanterias compactas debe tener un movimiento veloz de entrada y salida, es decir una veloz rotación.
Toda manipulación y almacenaje de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin añadirle valor, razón por la que se debe preservar el mínimo de existencias con el mínimo de peligro de fallos en el suministro y al menor costo posible de operación.
Algunos principios básicos para todo género de almacén con estanterias compactas:
- La custodia leal y eficaz de los materiales o bien productos debe estar siempre y en toda circunstancia bajo la responsabilidad de una solo persona en todos y cada almacén.
• El personal en todo almacén debe ser asignado a trabajos de recepción, almacenaje, registro, revisión, despacho y apoyo en el control de inventarios.
• Primera entrada, primera salida para eludir que los artículos continúen un buen tiempo en el almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remesas condenan a las existencias viejas a seguir en el almacén mientras que las nuevas son despachadas.
• Reducir las distancias que recorren los artículos tal como el personal. Esta es una forma de reducir los costos de la mano de obra.
• Reducir movimientos y maniobras. Toda vez que se mueve una mercancía hay una probabilidad más para deteriorarla.
• No permitir la entrada al área del almacén a personal ajeno a el. Sólo se dejará entrada al personal autorizado.
• Supervisar las salidas de productos del área de almacén mediante documentación conveniente.
• Llevar registros de existencias al día.
• Suprimir el papeleo innecesario.
• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a medida de lo que se guarda.
• El área ocupada por los corredores correspondiente a la totalidad del área de almacenaje, debe ser de un porcentaje tan bajo como lo aconsejen las condiciones de operación.
• El corredor primordial debe contemplarse a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben dejar el simple acceso a los casilleros, bastidores o bien pilas individuales de los artículos.
• El punto de recepción ha de estar situado en el extremo del corredor primordial y el punto de distribución en el opuesto.
• Debe existir un sola puerta, o bien en cualquier caso una de entrada y otra de salida (las dos con su debido control).
• Poner los artículos de mayor rotación más al alcance de las puertas de entrada y salida para reducir el recorrido y tiempo de trabajo.
• Hay que llevar un registro al día de todas y cada una de las entradas y salidas.
• Es necesario informar al control de inventarios y contabilidad todos y cada uno de los movimientos del almacén (entradas y salidas) y la programación y control de producción sobre las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y aunarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación ha de estar codificada.
• Cada material o bien producto se debe situar conforme su clasificación y también identificación en corredores, anaqueles, espacios marcados para facilitar su localización. Esta ubicación debe marcarse en las tarjetas pertinentes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse solamente pro personal extraño al almacén.
• Toda operación de entrada o bien salida del almacén precisa de la documentación autorizada conforme a los sistemas existentes.
• La entrada al almacén ha de estar vetada a toda persona que no esté asignada a él, como hemos dicho anteriormente y va a estar limitada al personal autorizado, por la gerencia o bien departamento de control de inventarios.
• La predisposición del almacén habrá de ser lo más flexible posible para poder efectuar modificaciones necesarias con la mínima inversión.
• Los materiales guardados habrá de ser simples de situar.
• La predisposición del almacén va a deber facilitar el control de los materiales.
• Si el espacio es limitadísimo o bien crítico por el desarrollo de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:
• Una mejor localización de los medios de almacenamiento: anaqueles, tarimas, etcétera
• Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que mejore el espacio disponible.
• Una distribución y posicionamiento de la mercancía que deje ahorrar espacio por el sistema de almacenaje diversificado.
• Un aprovechamiento del espacio cubicado, con el diseño de pisos o estantería de múltiples niveles sobrepuestos.
• Reducción de corredores con la utilización de sistemas de estanterías movibles o bien en bloques.